Ab dem 20. Januar 2027 gilt die neue EU-Maschinenverordnung. Doch was bedeutet das konkret für Betriebsanleitungen? Wir zeigen, welche Anforderungen weiterhin bestehen, was sich bei digitalen Anleitungen und Übersetzungen ändert und worauf Hersteller ihre Technische Dokumentation jetzt überprüfen sollten.

Mit der EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 löst ab dem 20. Januar 2027 die neue Maschinenverordnung die bisherige Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ab. Damit ändern sich auch einige Anforderungen an die mit einer Maschine bereitzustellenden Informationen. Für Betriebsanleitungen ist der Wandel jedoch weniger grundlegend, als es auf den ersten Blick erscheinen mag.

Was bleibt gleich?

Die grundlegende Funktion der Betriebsanleitung bleibt unverändert: Sie soll die Informationen bereitstellen, die für die sichere Verwendung der Maschine erforderlich sind. Dazu gehören weiterhin unter anderem Informationen zu:

• bestimmungsgemäßer Verwendung und vorhersehbarer Fehlanwendung
• Restrisiken und erforderlichen Schutzmaßnahmen
• Montage, Installation und Anschluss
• Betrieb, Wartung und Instandhaltung
• erforderlicher Ausbildung oder Einarbeitung und gegebenenfalls persönlicher Schutzausrüstung

Die wesentlichen Grundsätze für eine sichere und verständliche Information des Benutzers bleiben damit bestehen.

Was ändert sich?

Eine wesentliche Neuerung betrifft die digitale Bereitstellung von Betriebsanleitungen. Die Maschinenverordnung erlaubt ausdrücklich, die Betriebsanleitung in digitaler Form bereitzustellen. Dabei muss angegeben werden, wie auf sie zugegriffen werden kann. Die digitale Betriebsanleitung muss außerdem gedruckt, heruntergeladen und auf einem elektronischen Gerät gespeichert werden können.

Sie muss während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen online zugänglich sein. Verlangt der Benutzer beim Kauf eine Betriebsanleitung in Papierform, muss der Hersteller diese innerhalb eines Monats kostenlos bereitstellen.

Auch bei den sprachlichen Anforderungen gibt es Änderungen. Die Betriebsanleitung muss weiterhin in einer vom betreffenden Mitgliedstaat festgelegten und für die Nutzer leicht verständlichen Sprache bereitgestellt werden. Die Maschinenrichtlinie unterschied darüber hinaus ausdrücklich zwischen „Originalbetriebsanleitung“ und „Übersetzung der Originalbetriebsanleitung“. Bei einer Übersetzung musste zusätzlich die Originalbetriebsanleitung beigefügt werden. Diese ausdrücklichen Vorgaben enthält die Maschinenverordnung nicht mehr.

Auch bei der EU-Konformitätserklärung gibt es eine neue Möglichkeit: Sie kann der Maschine weiterhin beigefügt werden. Alternativ kann in der Betriebsanleitung eine Internetadresse oder ein maschinenlesbarer Code angegeben werden, über den die EU- Konformitätserklärung zugänglich ist.
Neue Sicherheitsanforderungen der Maschinenverordnung können darüber hinaus Auswirkungen auf die erforderlichen Benutzerinformationen haben. Dazu gehört beispielsweise der Schutz gegen Korrumpierung. Ob und welche entsprechenden Informationen in der Betriebsanleitung erforderlich sind, ist anhand der konkreten Maschine zu prüfen.

Wie geht es jetzt weiter?

Für Hersteller empfiehlt es sich, bestehende Betriebsanleitungen rechtzeitig im Hinblick auf die Maschinenverordnung zu überprüfen. Dabei sollten insbesondere folgende Punkte betrachtet werden:

• Deckt die bestehende Betriebsanleitung die weiterhin geltenden inhaltlichen Anforderungen ab?
• Soll die Betriebsanleitung künftig digital bereitgestellt werden und werden dabei die entsprechenden Anforderungen erfüllt?
• Entspricht die sprachliche Bereitstellung den Anforderungen der MVO?
• Wie wird die EU-Konformitätserklärung bereitgestellt?
• Ergeben sich aus neuen Sicherheitsanforderungen zusätzliche notwendige Benutzerinformationen?
• Müssen bestehende Inhalte angepasst oder ergänzt werden?

Eine vollständige Neuerstellung der Betriebsanleitung ist daher nicht grundsätzlich erforderlich. Entscheidend ist eine gezielte Prüfung der bestehenden Dokumentation anhand der für die jeweilige Maschine geltenden Anforderungen.

Sie haben Fragen zur Maschinenverordnung und deren Auswirkungen auf Ihre Betriebsanleitungen? Wir unterstützen Sie gerne bei der Prüfung und Anpassung Ihrer Dokumentation.